Facturen die kloppen én betaald worden.
Een factuur is meer dan een pdf'je. De Belastingdienst stelt eisen en klanten betalen sneller als je het strak aanpakt.
Verplichte factuurgegevens
Je naam, adres, KvK-nummer, btw-id, klantgegevens, factuurdatum, uniek doorlopend nummer, omschrijving, bedrag, btw-percentage en btw-bedrag. Missen = ongeldig.
Kies één btw-tarief per regel
21% is standaard, 9% voor bepaalde diensten en producten, 0% voor export binnen de EU (met btw-id van de klant). Vermeld de reden bij 0% expliciet.
Zet betaaltermijn expliciet
Standaard is 30 dagen, maar 14 mag ook. Vermeld de vervaldatum, niet alleen 'binnen 14 dagen'. Dat scheelt discussie.
Nummer opeenvolgend
Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Een prefix per jaar (2026-001) werkt goed en houdt je administratie overzichtelijk.
Stuur meteen na oplevering
Hoe eerder de factuur eruit gaat, hoe eerder hij binnenkomt. Direct na oplevering — of maandelijks op een vaste dag — is de gouden standaard.
Bewaar 7 jaar
Alle facturen (in en uit) moet je 7 jaar bewaren. Cloudopslag met back-up is prima; papier hoeft niet.
Herinnering, aanmaning, incasso
Na de vervaldatum: vriendelijk herinneren op dag 3, aanmanen op dag 14 met wettelijke rente en €40 incassokosten, daarna incassobureau. Blijf zakelijk.
Kleineondernemersregeling (KOR)
Onder €20.000 omzet per jaar kun je vrijstelling van btw aanvragen. Geen btw op je facturen, maar ook geen btw terug op inkopen. Reken het door.